Microsoft 365 (Office 365)

Előnyei

A szolgáltatás elérése

A Microsoft Teams Egyetemi szinten bevezetett kollaborációs eszköz.

Főbb funkciói:

A 2020-as járvány alatt ez volt a legfőbb platformja az oktatásnak, közös munkának és a vizsgáztatásnak.

Lehetőségünk van már az telepített Windows alkalmazásban az üzenetekre válaszolni. A csevegések alatt érhető el ez a funkció. Vigye az egeret a válaszolni kivánt üzenetre és a jobb felső sarokban megjelenő … alatt található ez a funkció.

A webináriumok olyan konferenciaelőadásokhoz vagy értekezletekhez hasznosak, ahol néhány előadó nagy célközönségnek tart előadást. A webináriumok legfeljebb 1000 résztvevőt is támogathatnak.

Az eseményekhez regisztrációs űrlapot lehet létrehozni.

Szervezőként vagy előadóként akár hét ember videoképét is kiválaszthatja (a sajátját is beleértve) a többiek számára

A Bookings egy olyan egyedi weblapot biztosít vállalkozásának, amelyen az ügyfelek találkozókat ütemezhetnek akkor is, ha Ön éppen nem tudja felvenni a telefont vagy megválaszolni az e-mailjeit. A weblap használata egyszerű: az ügyfél először kiválasztja a kívánt szolgáltatást, majd az Ön által megadott elérhetőségi adatok alapján kiválaszt egy napot és időpontot, amikor Ön vagy egyik beosztottja rendelkezésre áll, végül megadja a kapcsolattartási adatait, és lefoglalja a találkozót.

Kibővített emoji lista Teams-ben, hogy jobban ki tudjuk fejezni magunkat.


Az asztali verzióban lehet szűkíteni is az ikonokat névrákereséssel. A korábbi 80 ikon helyett most már több, mint 800 kategorizált ikonból válogathatunk.


Előadói mód

Az előadó beállíthatja, hogy miként jelenjen meg a tartalom a résztvevők számára. A videó képét ráteheti a tartalomra, de akár a tartalom dobozt a videó nézet egyik sarkába is helyezheti, így dinamikusabb tartalom megtekintésre van lehetőség. Az előadó irányíthatja a nézők tekintetét kézmozdulatokkal, mimikával a nélkül, hogy a nézőnek választania kellene, hogy az előadót nézi vagy a tartalmat.


Időlimit beállítása a melléktermek (Breakoutrooms) funkciónál

A melléktermek indítása előtt be lehet állítani, hogy mennyi időre hozzuk létre a termeket. Miután besoroltuk a résztvevőket a termekbe, kattintsunk a melléktermek menüre / itt válasszuk a terem beállításokat:

A megjelenő felületen engedélyezzük az idő limitet, majd adjuk meg órában és percben a szobák nyitvatartásának hosszát. Ez után indítsuk el a termeket.

 

Irodán kívül állapot beállítás

Teams-ben is be lehet hamarosan állítani, hogy irodán kívül vagyunk (állapot és státusz üzenet megadásával), így amikor valaki ír nekünk, ez az értesítés megjelenik majd neki. Ezen kívül az Ooutlook naptárunk és az automatikus válaszüzenetünk is ennek megfelelően aktualizálva lesz. Eddig az Outlook-ból vette át a Teams az irodán kívül állapotot, ezentúl ez fordítva is működni fog.


Videó háttérbeállítás telefonokon

A Teams telefonos alkalmazásában hamarosan lehetőségünk lesz háttéreffektusokat, háttérképeket használni. Ehhez az értekezletre bejelentkezéskor nyomjunk a háttérkép effektus ikonra és válasszuk ki a nekünk tetsző hátteret. Ugyanúgy feltölthetünk saját hátteret, mint az asztali számítógépes verziónál és használhatjuk a háttér elmosást is.

Új képernyőmegosztás menü

A képernyőmegosztás beállításai eddig a képernyő alján jelentek meg, az újítással viszont egyből a gomb megnyomása alatt jelenik meg a menü a beállítási lehetőségekkel. Az “ablak” (Window) csoportra kattintva kiválaszthatjuk, hogy melyik nyitott ablakunkat szeretnénk megosztani. Az új felület letisztultabb és könnyebben kezelhető.

Outlook megbízotti lehetőségek használata Android rendszer alatt

Kibővíthetjük a megbízottunk engedélyét, hogy kezelje helyettünk a leveleket és a naptár eseményeket azáltal, hogy engedélyt adunk neki, hogy írjon, létrehozzon, változtasson vagy töröljön elemeket a könyvtárainkból. Azok a kollégák, akik megbízotti engedéllyel rendelkeznek, megbízotti postafiókot vehetnek fel az Outlook-ban Android rendszer alatt.

Többen vehetnek részt egy értekezleten


A korábban 300 főben meghúzott maximális résztvevő határt kitolta a Microsoft. Most már 1000 aktív résztvevője is lehet egyszerre egy értekezletnek. Aktív résztvevő az, aki videó és hang tartalmat tud megosztani az értekezleten.

Új résztvevő típussal bővül a Teams értekezlet

Az új típus a “csak megtekintő” résztvevő. Ők látják az előadó által megosztott tartalmakat, de saját maguk nem tudnak videót vagy hangot megosztani és nem írhatnak a közös chat-be sem.

Amennyiben egy Teams értekezlet résztvevőinek száma elérte az 1000 főt, akkor akik utána próbálnak csatlakozni, csak megtekintő szerepkörben hozzá tudnak csatlakozni az értekezlethez. Így az 1000 fős korlát még jobban kitolódik. Ez az újítás június végéig fog érvénybe lépni.

Új dinamikus nézettel bővül a Teams

Ebben a nézetben a Teams intelligens módon rendezi el a tartalmakat a képernyőn, hogy minden fontos elem, résztvevő látható legyen. Így a megosztott tartalmak (pl. előadás ppt) mellett vagy fölött is megjelenhetnek a résztvevők képei és a chat ablaknak is jut még hely oldalt.

Outlook szabadság alatti állapot üzenete a Teams-ben is megjelenik

Miután aktív lett az Outlook-ban az automatikus válaszüzenet, hogy szabadságon vagyunk, az egyből átmegy a Teams-be és ott az állapotunk megváltozik “házon kívül” állapotra. Valamint az Outlook-ban megadott állapot üzenet maga is megjelenik a Teams-ben.

Outlook “automatikus válaszok” beállítása:

 
Teams megjelenés:

Könnyen megosztható értekezlet hivatkozás lekérése a Teams naptárból

A Teams naptárba belépve a jobb felső sarokban találunk egy “Értekezlet most” gombot. Erre kattintva megjelenik egy menü: egyrészt elindíthatjuk az értekezletünket azonnal másrészt kérhetünk egy megosztásra szolgáló linket. Adjuk meg az értelezlet nevét, majd kattintsunk a “Megosztásra szolgáló hivatkozás kérése” gombra. Kapni fogunk egy hivatkozást, amit másoljunk ki és ezt osszuk meg azokkal, akikkel értekezni szeretnénk. Mi magunk is erre a linkre kattintva tudunk beszállni az értekezletbe. Ez gyors megbeszélések létrehozására alkalmas, amikor nincs külön csoportunk a meghívandó tagoknak fenntartva, és nem szeretnénk közös csevegést létrehozni sem.

Változás a Teams beállítások menüjének elhelyezkedésében

A Teams-ben eddig saját profil ikonunkra megjelent egy sor opció (beállítások, frissítések keresése stb). Ezek egy része egy külön menüpontba került, amelyeket a profil ikonunktól balra látható három pöttyre kattintva érhetünk el.

Válaszlehetőség beállítások Outlook-ban


Outlook-ban a naptár funkcióknál, új esemény felvitelénél további beállításokra is lehetőségünk van. A “Válaszlehetőségek” legördülő menüben beállíthatjuk, hogy bekérjük-e a válaszokat a résztvevőktől (részvételi szándék jelzése), hogy engedélyezzük-e a meghívó továbbítását. Valamint arra is lehetőségünk van, hogy a résztvevők listáját elrejtsük, így a meghívottak nem fogják látni, hogy kik az értekezlet résztvevői.

A legfontosabb Office programok ikonjai megjelentek a webes Outlook-ban

A gyorsabb elérhetőség végett megjelent a Word, Excel, PowerPoint és OneNote ikonjai a webes Outlook felületen. Az ikonokat bal oldalon a többi ikon alatt találjuk.

Összefoglaló és részvételi jelentés utólagosan is letölthető

A Teams mostantól összefoglalót készít a Teams-értekezletekről, így a résztvevők – és akik nem tudtak részt venni – áttekinthetik a befejezett értekezleteket. Az értekezlet felvételét, átiratát, csevegését, a megosztott fájlokat és egyebeket tartalmazó összefoglaló automatikusan meg lesz osztva az értekezlet csevegési lapján, és az értekezleti meghívó “Részletek” lapján is megtekinthető. A szervezők itt találják a részvételi jelentést is. A részvételi jelentés egy letölthető Excel fájl, amiben benne van a résztvevők száma és a résztvevők listája be és kilépési, e-mail cím, szerepkör, időtartam adatokkal együtt.

PDF bemutatót onnan folytathatják, ahol abbahagyták

Akár leállította az előadást, és újra meg kell osztania a bemutatót, akár egy munkatársával együtt tartanak egy nagy bemutatót, a Teams mindig segítséget nyújt. Ön – vagy az értekezlet bármely más résztvevője, aki hozzáfér a fájlhoz – leállíthatja a PowerPoint-diacsomag bemutatását, majd később ugyanonnan folytathatja. Amikor megosztja a képernyőjét egy értekezleten, válassza ki a bemutatni kívánt PowerPoint-fájlt. Amikor legközelebb megosztja a fájlt azon az értekezleten, folytathatja a bemutatót, vagy elkezdheti elölről.

Találkozó reagálások Teams értekezleteken

A Teams értekezlet ikonsora megváltozott, ott, ahol korábban a kézfeltevés ikonja volt most egy új ikon látható. A reakció és jelentkezés ikonok kaptak itt helyett. Könnyebben kaphatunk visszajelzéseket a kollégáinktól, a résztvevőktől azzal kapcsolatban, amiről beszélünk. Más szolgáltatásokból már ismert like, szeretem, taps és nevetés reakciók közül választhatunk. Valamint itt emelhetjük fel a kezünket is jelezvén, hogy kérdésünk, mondanivalónk van.

A reagálásokat az értekezletbeállítások menüjében kapcsolhatjuk ki.

Hívás egyesítés Teams-ben.

Amikor egyszerre több hívásban vagyunk benne, lehetőségünk van a hívás menüből rámenni az egyesítés opcióra és a megjelenő aktív hívások listájából kiválaszthatjuk melyik tartott hívással szeretnénk egyesíteni a meglévő hívásunkat. Így csoport hívásokat hozhatunk létre. Ez a funkció most van bevezetés alatt, hamarosan mindenkinek elérhető lesz.

Videohívásnál a közös mód háttérképe választható

Az alap tantermi háttér helyett kiválaszthatunk más háttereket is. A képernyő bal sarkában található jelenet választó gombbal. Minden képre rá van írva, hogy mennyi résztvevő megjelenítését támogatja.

Csatorna-naptár

Csatornákhoz létrehozhatunk saját naptárat. Amikor ide felviszünk egy eseményt, akkor a csatorna (és így a tagjai) alapból meg lesz jelölve meghívott félként. Külön értesítést erről a tagok nem kapnak, de ha rámennek a csatorna naptárra, akkor látják az abban szereplő eseményeket, amelyeket akár saját naptárukhoz is adhatnak.

Egy csatornán belül, a legfelső sorban a lapoknál a “+” gombra kattintva tudunk felvenni új applikációkat. Itt a keresőbe írjuk be, hogy “naptár” és megjelenik a csatorna-naptár a listában. Rákattintva hozzáadhatjuk azt a csatornánkhoz.

Ez után válasszuk a “Hozzáadás” gombot a naptár csatornához való hozzárendeléséhez.

Adjuk meg a lap nevét, ami majd felül megjelenik, majd kattintsunk a “Hozzáadás” gombra.
Ez után megjelenik a naptár a felső menüsorban és rákattintva láthatjuk, szerkeszthetjük a naptár eseményeket.

PowerPoint előadói mód

A képernyőmegosztást választva értekezlet, előadás közben lehetőségünk van egy PowerPoint megnyitására. Ilyenkor a résztvevők az éppen aktuális diát látják, tudnak is a PowerPoint-ban lapozni, míg mi látjuk az összes diát, a feljegyzéseinket és az összes elérhető Teams funkciót is. Tehát például láthatjuk, hogy milyen beszélgetés zajlik a chat-ben és kik az értekezlet résztvevői.

Amikor a teljes asztalunkat osztjuk meg és úgy jelenítjük meg a PowerPoint diánkat, akkor ezek a funkciók nem elérhetőek ebben a formában, olyankor azt látják a résztvevők, amit mi látunk.

Ne felejtse el a kurzusait aktiválni!

A kurzusok alapértelmezetten inaktívan (Microsoft Classroom Mandatory) jönnek létre – ez azt jelenti, hogy kizárólag az oktatók látják önálló Teams csoportként a kurzusaikat, a hallgatók csak abban az esetben, ha az oktató aktiválja az. Az aktiválás folyamatáról leírást itt talál.

Változás a Teams rögzített értekezletek felvételeinek kezelésében

2021. februárjától újra megváltozott a felvételek tárolási és kezelési lehetősége a Teams-ben. (2020. augusztusban volt az utolsó változás, amikor a felvételek már nem kerültek automatikusan a Stream felületre, ahol jogosultságot lehetett állítani. Helyette a beszélgetésfolyamba került, ahonnan bárki le tudta tölteni 20 napig.). A fájlok most már a OneDrive-ra vagy a SharePoint-ra kerülnek mentésre. Így utólag azok törölhetőek, a megosztási jogosultságok szerkeszthetővé váltak és nincs időkorlát a letöltésükre. Bővebben itt olvashat.

A Feladatok funkció újra elérhető az előre legenerált kurzus csoportoknál!

Lehetőség van ismét olyan kurzuscsoportok létrehozására, amiben elérhető a “Feladatok” és az “Osztályzatok” funkció. Így az ebben a félévben generált Teams kurzusokban már eleve szerepel ez a két funkció.

Teams használata vendégként

A most induló félévben is sok külsős oktató és vendégelődadó fogja színesíteni az egyetem oktatását. A távoktatásban használt Teams program használatához készült egy leírás, a kollégáknak és a külsős partnereknek, hogy tudják azt használni nem egyetemi e-mail címmel.

Melléktermek (Breakout rooms)

Sokak által várt funkció januárban megérkezett a Teamsbe. A csatornán indított meetingeknél használható a melléktermek (Breakout rooms) funkció, ami lehetővé teszi, hogy az értekezlet résztvevőit külön csoportokba soroljuk, majd a csoportokat, mint önálló értekezleteket elindítsuk. Ezekbe a „szobákba” az előadó bemehet és ott kommunikálhat a csoporttagokkal, majd átléphet másik csoportba. A kiscsoportos munkák végeztével pedig visszahívhatja a résztvevőket a közös értekezletbe.

A teljes leírást, használati útmutatót innen töltheti le:

A státuszunk manuális beállításához kattintsunk a Teams felületen a jobb felső sarokban található profil ikonunkra, majd rögtön a kép alatt látjuk a státuszunkat:

Erre kattintva megjelenik a választható státuszok listája. Bármelyikre kattintva az lesz az új státuszunk.

A megjelenő menüben válasszuk ki a „Rögzítés” opciót.

Ezzel máris kitűztük a csatornát a lista tetejére. Ha el szeretnénk távolítani a rögzítést, akkor azt szintén a csatorna menüben tehetjük meg. Ekkor a „Rögzítés feloldása” opcióra kattintsunk.

Teams frissítése
Az új Teams és Office funkciók használatához frissítse a programokat a legújabb verzióra. Ezt úgy teheti meg, hogy a jobb felső sarokban a profilképére kattint és a megjelenő menüben kiválasztja a “Frissítések keresése” menüpontot. Érdemes ezt az opciót gyakran használni, hogy mindig a legfrissebb verzió legyen feltelepítve a gépére.

Word aktualizálás funkció a webes felületen
Amikor egy Word dokumentumban valaki szerkesztett egy részt, akkor azt a rendszer a webes felületen a sorok elé kitett kék pöttyel jelzi a többi szerkesztő számára. Így egyszerűen látni, hogy hol történtek módosítások a szövegben.

Megemlítés funkció Outlookban
Az e-mail szövegében meg lehet említeni valakit @-al és akkor az Outlook beteszi őt a címzettek közé. Valamint kap az illető az Outlook-ban a csengő ikonnál egy értesítés jelzést, hogy meg lett említve.

Keresés a szervezeten belül
Bármelyik böngészőben működik a https://www.bing.com böngészőben történő kereséskor. Ennek újdonsága, hogy a találatok felett kiválaszthatjuk a “Munkahelyi” opciót, aminek segítségével így a munkahelyünkön, a szervezeten belül tudunk keresni. Például rákereshetünk egy kollégánk nevére, hogy megkapjuk az elérhetőségeit. Természetesen itt is csak azt látjuk, amihez jogosultságunk van, illetéktelenek nem férnek az adatokhoz.

Ez után a megjelenő applikáció ikonokra, ha rávisszük az egeret megjelenik tőlük jobbra három pont. Ez egy menü, amire rákattintva ott a lehetőség, hogy az “Az indítón való rögzítést feloldjuk” vagy ha még nincs kint az indítón, akkor rögzítsük.

Jelenleg a “Feladatok” alkalmazás hozzárendelése nem működik!

A Microsoft a csoportok automatikus létrehozására rendelkezésünkre bocsájtott eszközéből kivette annak lehetőségét, hogy olyan csoportot hozzunk létre, amiben már alapból benne van a “Feladatok” és az “Osztályzatok” funkció, ami még az előző félévben benne volt.

Eddig lehetőségünk volt manuálisan ezeket az alkalmazásokat felvenni, de a Microsoft nemrégiben kivezette a nem osztály alapú csoportoknál a feladatok, osztályzatok használatának lehetőségét. Szerencsére az ezzel egy időben kiadott tömeges csoportlétrehozó eszköze újra tartalmazza azt az opciót, hogy osztály alapú csoportokat hozzunk létre. Amennyiben ez a következő félévben is így marad, minden csoportot osztály alapúan hozunk létre.

Háttér vagy homályos háttér beállítása Teams-ben
Értekezletek, videóhívások közben a három pontra kattintva érjük el a beállításokat. Itt lehetőségünk van a háttér megváltoztatására, vagy annak elhomályosítására. Választhatunk a felajánlott alap hátterek közül, de akár mi magunk is kiválaszthatunk a gépünkről egy hátteret.

Powerpoint szerkesztés előadás alatt
Új funkciója a Teams-nek, hogy az előadás alatt kivetített Powerpoint menet közbeni szerkesztése lehetséges és most már meg is jelennek a változtatások az előadás alatt. Régebben ugyan szerkeszteni lehetett a Powerpoint előadást, de a változtatások nem jelentek meg az előadás közben.

Ebben a hónapban zömében a Teams újdonságaira szeretnénk felhívni a figyelmet és néhány Outlook érdekességre.

Értekezlet felvételek törlésére van lehetőség limitált módon!
Amíg az értekezlet tart az értekezlet tulajdonosának lehetősége van a rögzített felvétel törlésére. Erre az elmúlt pár hónapban nem volt lehetőség. A felvételek 21 napig tárolódnak a Teams-ben. Törölni csak az értekezlet alatt lehet, abból kilépve már nem! A beszélgetés oldalsávban megjelent felvételnél a három pontra kattintva látható lesz egy menü, ott található a “törlés” opció.

Akár 42 résztvevő képe látható egyszerre többféle módon
Jelenleg tesztüzemben lévő fejlesztés már használható. Ez az opció csak akkor lesz aktív ha 10-nél több résztvevője van az értekezletnek.
Ez a sok kép egymás mellett normál képernyőn nem látszódik rendesen, ezért lehetőség van egy úgynevezett galéria módra. Ekkor a résztvevőket egy virtuális terembe ülteti a Teams. A mobil készülékekről bejelentkezők is több nézetet láthatnak, például a 2×4-es vagy a 3×3-as opciókat.

Reflektorfény
Egy videókép kiemelése olyan, mintha kitűzné a videót az értekezlet összes résztvevője számára. Ha Ön szervező vagy előadó, bárkinek a videóképét kiválaszthatja (beleértve a sajátját is) a résztvevők számára látható fő videóként.További információ.

HAMAROSAN Breakout rooms
Bevezetésre kerül ez az új funkció, amivel lehetőségünk van egy értekezlet alatt külön csoportokba rendezni a résztvevőket. Ez akkor lehet hasznos, amennyiben külön feladatokat szeretnénk adni az egyes csoportoknak, majd később visszahívva őket megoszthatja minden csoport a saját megoldását, prezentációját mindenki mással.
Asztali verziót novemberre, az Androidost decemberre ígéri a Microsoft.
Addig is a lenti videóban látható, hogy fog kinézni ez az új funkció.

Honlapunkat folyamatosan frissítjük a megjelenő új funkciókkal, hasznos tudnivalókkal.

Havonta megjelenünk a Corvinus hírekben egy összefoglaló cikkel az újdonságokról. A megjelent cikkeket itt találja.