Széchenyi 2020
Budapesti Corvinus Egyetem ×

Szolgáltatások egyetemi munkatársaknak

Egyetemi iratkezelés

Az egyetemi levéltár jogszabályban meghatározott feladata, hogy az egyetemi szervezeti egységek iratkezelési munkájához segítséget nyújtson. Ez magába foglalja a selejtezés vagy a levéltárba adás előkészítésében nyújtott szaktanácsadást és a jegyzőkönyvek záradékolását (vagyis a selejtezések engedélyezését, illetve a levéltárba kerülő anyag átadás-átvételét)! A szervezeti egységek irattárainak kezelése során gyakran felmerülő probléma, hogy a régebben keletkezett iratok közül mit mennyi ideig kell helyben megőrizni, mit kell átadni nekünk, illetve mit lehet selejtezni. Ehhez kívánunk segítséget nyújtani azzal, hogy az egyetem jelenleg hatályos és azt azt megelőző iratkezelési szabályzatait elérhetővé tesszük.  
Iratkezelési szabályzat
Archív iratkezelési szabályzat és irattári terv (1987)
Archív iratkezelési szabályzat és irattári terv (2001)
A maradandó értékű iratok illetékességből történő átvétele: a levéltári átadás és a levéltárba szállítás pontos menete megtalálható az Iratkezelési szabályzatban.
Átadás-átvételi jegyzőkönyv
Selejtezés engedélyezése: a szervezeti egységeknél keletkező, de az irattári terv értelmében bizonyos idő után selejtezhető, levéltárba nem átadandó iratok esetében. 
Selejtezési jegyzőkönyv
Szervellenőrzés, vagyis a szervezeti egységek iratkezelésének ellenőrzése: ez történhet személyesen és/vagy kérdőíves felméréssel. A szervezeti egységek, illetve a tőlük bekerült iratok pontos, naprakész nyilvántartása a levéltár egyik alapfeladata. Jogszabály szerint 5 évenként felül kell vizsgálni a szervezeti egységeknél található ún. irattári anyagot.
Szervnyilvántartó lap

Iratkölcsönzés

A Levéltárban őrzött iratanyagból a levéltár vezetőjének engedélyévelbelső, ügyviteli, valamint kiállítási céllal iratokat kölcsönzünk közgyűjteményeknek és az egyetemi kulturális rendezvények alkalmából. A kölcsönzéshez jegyzőkönyv felvétele szükséges. A kölcsönzött iratok védelme, ill. szállításuk a kölcsönvevő felelőssége és feladata.

Irakölcsönzés kiállításra egyedi szerződés alapján történik. Legalább 6 hónappal a tervezett rendezvény előtt kell jelezni a Levéltár felé az igényt.

Iratkölcsönzés ügyviteli célból

Iratkölcsönzési jegyzőkönyv
Vágólapra másolva