Az akadémiai terület több elektronikus adatbázist (például Neptun, MTMT) használ jelenleg is, miért volt szükség egy újabb információs rendszer bevezetésére?
Ezek az adatbázisok különálló rendszerek, így korábban nem lehetett naprakész, egységes képünk az akadémiai munkáról, az oktatási tevékenységről, kutatási eredményekről, csak megterhelő adminisztrációval és sok különböző adatsor összevetésével.
Sokan érezték úgy, hogy az Egyetem az elmúlt években egy nagy Excel tábla lett – az Interfolio szerencsére ezt most ki fogja váltani.
Ez a professzionális adatintegrációs felület komoly támogatást nyújt az akadémiai menedzsment munkához, kiemelten segíti a tervezhetőséget. Amikor kialakítjuk a humánpolitikai stratégiánkat, látnunk kell, mely kurzus oktatására, milyen nyelven, milyen szinten van szükség, és ehhez az oktatási kapacitásaink hogyan illeszkednek. Különösen egy olyan időszakban, amikor a Corvinuson egyre hangsúlyosabb a kutatási tevékenység ösztönzése, illetve a megújulás jegyében szakfejlesztések is zajlanak. Célunk, hogy oktatási kapacitásainkat hosszabb távon, 3-4-5 évre előre tudjuk biztosan tervezni.
Az Interfolio használata nem csak a vezetőség dolgát könnyíti meg.
Az akadémiai szervezet minden szintjén nagy az adminisztrációs teher, a rendszer bevezetésével az is célunk volt, hogy egy adatot csak egy helyen kelljen rögzíteni, illetve egy felületről lehessen előkeresni különféle igények esetén.
Hosszútávon az egyetem láthatósága szempontjából is fontos előrelépést jelent az Interfolio használata. A fejlesztések előrehaladtával és a beállítások finomhangolásával a kollégák megismerhetik majd egymás szakmai portfólióját, a kutatási témák, eredmények alapján tudományos szinergiák alakulhatnak. A meglévő erőforrások összekapcsolhatók lesznek, de kiderülhetnek párhuzamosságok is, amelyeket így racionalizálni tudunk.
Jövő ilyenkor milyen újítások és egyszerűsítések várhatók az akadémiai adminisztrációban?
Az Egyetem első körben két alkalmazást vásárolt meg, a Faculty Information System és a Review & Promotion & Tenure modult. Az első jelenti az alapinformációs rendszert, amelyben az oktató-kutató kollégák szakmai portfóliói – önéletrajz, óraterhelések, publikációk, kutatási témák és eredmények – szerepelnek. A második a teljesítményértékelési és célkitűzési folyamatot támogatja, egyúttal az előléptetési folyamatot is segíti: például
egy gombnyomással elő lehet állítani majd egy docensi pályázati anyagot a feltöltött információk alapján.
Menetrendünk szerint nyárig az összes szükséges adatot feltöltjük a rendszerbe, így a következő tanévben fogjuk tudni teljes egészében kihasználni az adatbázis előnyeit. Terveink szerint 2023-ban a kapacitásmenedzsment és -előrejelzés, a ROK számítás is ezen a felületen zajlik majd.
Egy év múlva ilyenkor az adjunktusi és docensi pályázatokat már a rendszer segítségével bonyolíthatjuk, teljesen papírmentesen.
Jövőre a teljesítményértékelési és célkitűzési folyamat is az Interfolio felületén történik: a most még Excelben leadott terveket nyárig feltöltjük, de az év értékelése már a modulban fog zajlani. A Közgazdaságtan Intézet vállalkozott a pilotintézet szerepére, ők a célkitűzéseiket idén már a digitális felületen jelölik meg. Köszönjük ezúton is részvételüket a projektben, különös tekintettel arra, hogy az Intézethez a közelmúltban több nemzetközi kolléga csatlakozott, így nagyon hasznosak lesznek az ő meglátásaik is. Az Interfoliót a világ számos vezető egyetemén használják, felülete angol nyelvű, így bevezetése a Corvinus nemzetköziesedését is szolgálja.
A rendszer bevezetése milyen gyakorlati feladattal jár a közeljövőben az oktató-kutató munkatársak számára?
Márciusra szeretnénk eljutni oda, hogy az oktató-kutató kollégák már láthassák az Interfolio felületén az előre feltöltött, rájuk vonatkozó adatokat: az oktatott kurzusokat 10 félévre visszamenőleg, illetve MTMT-ben szereplő leglényegesebb információkat. Az MTMT-ben szereplő adatokat továbbra is ott kell kiegészíteniük a kollégáknak, ezeket az Interfolio bizonyos időközönként befrissíti. Továbbá importáljuk a Corvinus honlapján publikált szakmai önéletrajzi adatokat is, de már most látható, hogy azok sokszor hiányosan állnak rendelkezésre.
Oktató-kutató kollégáinktól azt kérjük első körben március végéig, hogy az Interfolio felületére feltöltött önéletrajzi adataikat ellenőrizzék, illetve minél több információval egészítsék ki. A felhasználóbarát felület megismerését és a rendszer használatát februárban részletes oktatóanyagokkal fogjuk segíteni.