Április - 2020
H K S C P S V
  01 02 04 05
06 07 08 09 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30  
Tájékoztatás| 2010.05.31.

Tisztelt Egyetemi Vezetők, Egyetemi Polgárok!

Szeretnénk Önöket informálni azokról a fejlesztésekről, melyet az egyetemi elektronikus tartalom menedzsment háttértámogató rendszerének kialakítása kapcsán végeztünk. Az első nyílt-forráskódú tartalomtárra alapozott megoldást 2009-ben adtuk át, a régi Oktatásszerver „szinte” észrevétlen kiváltása kapcsán, ezzel a projekttel teszteltük a technológiát és azt az elképzelést, mely szerint az egyes specializált informatikai alkalmazások mögött, kialakításra kerüljön egy olyan egységes egyetemi dokumentációs tárterület, mely hosszútávon megőrzi és rendszerezi az arra érdemes egyetemi tartalmakat. A központi tartalomtárra alapozott új fejlesztéseink zömmel a 2010-2011-es tanévben indulnak. Ezek egy része a már jelenleg is ismert egyetemi rendszerekkel fog olyan módon együttműködni, hogy a felhasználók jelentős része csak néhány apróbb, de a hosszú távú működtetés szempontjából rendkívül lényeges új funkcióval történő bővülést érzékel majd, de néhány – erre a rendszerre épülő, teljesen új alkalmazás is elindításra kerül idén. Kérjük, tanulmányozzák át ebben a dokumentumban összefoglalt tudnivalókat és amennyiben további kérdéseik merülnek fel, forduljanak hozzánk bizalommal. 

Az egyetemi központi tartalomtár kialakítása

A Budapesti Corvinus Egyetem (BCE) életében, napi munkája során egyre több olyan elektronikus dokumentum keletkezik, melyeket különböző csatornákon, különböző célközönség számára, egységes központi hozzáférési politika szerint elérhetővé kell tenni. Ezek a különböző csatornák különböző front-end rendszereket takarnak, melyek mögött a tartalomtár létrejöttével ma már egységes dokumentumkezelő háttér található.

A BCE a fejlesztések során előnyben részesíti a nem licenc köteles (nyílt forráskódú) megoldásokat, továbbá azokat a műszaki konstrukciókat, melyek a rendelkezésre álló hardver és szoftver platformon működőképesek és illeszthetők a kialakított üzemeltetési megoldásokhoz (pl. felhasználó adminisztráció, mentési megoldások, felügyeleti rendszerek, stb.), hiszen a hosszú távú fenntarthatóság csak ilyen módon biztosítható. Így születhetett meg a mai formájában a központi tartalomtár is, melynek alapja egy Alfresco alapú dokumentumkezelő rendszer.

Megoldandó problémák

Mivel azonban nem létezett egységes központi megoldás, a különböző jellegű tartalmak tárolásának helyzete korábban az alábbiakban volt jellemezhető:

  • A használatban lévő rendszerek önálló és elkülönülő szigetekként működtek. (Portál, E-Learning (Moodle), gazdasági-ügyviteli rendszer, könyvtári rendszer, …)
  • Nem volt integráció az egyes tartalmakat kezelő rendszerek között.
  • A különböző anyagokhoz való hozzáférés nem volt kontrollált.
  • A mennyiség és rendezetlenség miatt egy kezelhetetlen adathalmaz állt a rendelkezésünkre.
  • A rendszerektől függetlenül kezelt metainformációk teljes hiánya jellemezte a feltöltött anyagokat, így a dokumentumok csak az adott rendszereken keresztül érhették el, egységes keresés nem volt megvalósítható.
  • Jelentős mennyiségben keletkeztek duplikációk.
  • A különböző tartalmakat tároló rendszereken keletkező elektronikus dokumentumok egységes és visszakereshető tárolása nem volt megoldva.
  • Hosszú távon nem maradhatott volna menedzselhető.
  • A munkafolyamatok számítógépes támogatása csak kezdetlegesnek volt nevezhető.

Az elkészített megoldás jellemzői

Ezeken az állapotokon változtatott a központi tartalomtár létrejötte, mely a KMOP keretein belül kerülhetett megvalósításra. Ennek célja az elektronikus dokumentumok

  • egységes,
  • központi politikák szerinti,
  • rendszerezett tárolásának, visszakeresésének, stb. biztosítása.

A tartalomtár megvalósításával a következő rendszerek kerültek integrálásra, így már nem elkülönülő szigetként működnek:

  • E-Learning rendszer vagy közismertebb nevén a „Moodle”,
  • a portál rendszer, mely alatt a tantárgyi adatlapokat, CV-ket és publikációs listákat is értjük,
  • közös tárak,
  • a könyvtári médiafájlok – a könyvtári katalógushoz (HunTéka) kapcsolódó digitális tartalmak,
  • a Gazdasági Iroda munkáját segítő gazdasági-ügyviteli rendszer, és a feladataik elvégzése során keletkező dokumentumok tárolását végző közös tárak (TÜSZ, GMI Share),

de ehhez a központi tartalomtárhoz integrálva készül el hamarosan

  • az egyetemi Iratkezelő rendszer
  • és a Pályázatkövető rendszer,

illetve folyamatban van a

  • TDK rendszer integrálásának egyeztetése is.

Ezen rendszeren keresztül érhető el az oktatásszerver alkalmazás, mely 2009. őszén került bevezetésre.

Az alábbi ábra jól szemlélteti, azt az egységes rendszert, mely felváltotta a korábbi külön gépeken található szigeteket:


Az új rendszer az alábbi szolgáltatásokat nyújtja:

  • keresés rendszereken átnyúlóan,
  • webes felület,
  • kollaborációs tér,
  • web 2.0 lehetőségek (pl. blog, fórum),
  • valamint központilag menedzselt, ami a hosszú távú karbantarthatóság egyik feltétele.

Központi tartalomtár a mindennapi gyakorlatban

Néhány példán keresztül:
Képzeljünk el egy közös tárhelyet, melyet jó néhány kolléga használ valamilyen kutatáshoz, közös munkához. Talán már azt sem tudjuk, kik pontosan, és a hogyan is néha kérdéses. Nem egy olyan mappa létezik, amely egy hatalmas, ömlesztett dokumentumtömeget tartalmaz, melyek akár évekre visszamenőleg kerültek fel, így tartalmáról nem feltétlen tudunk mindent, sőt, lehet, hogy semmit, pedig esetleg szükségünk lehetne rá. Keresni nehéz ezekben az anyagokban ilyen feltételek mellett. Ha netán mégis egy rendezetten felépített mappastruktúrát találunk ott, biztos, hogy minden kolléga megfelelő helyre töltötte az anyagokat? És biztos, hogy már ezelőtt is így kerültek fel? Ha mégis lehet keresni néhány tulajdonság szerint, ott pedig milyen jó is lenne, nem kellene külön-külön az összes tárra, amihez hozzáfér az illető bevinni a paramétereket, majd végigvárni, míg elvégzi a számítógép.
Tantárgyi segédletek esetén is igaz, hogy ahány hely, annyiféle művelet, hiszen jelenleg felkerülnek tantárgyi segédanyagok a portálra, a moodle-ra és az oktatásszerverre is, de még a Huntéka rendszerére is fel lehetne tölteni oktatási segédletként valamilyen médiafájlt. Egyik oktató az egyik, másik a másik rendszert használja szívesebben az oktatása során, de lehet olyan helyzet, amikor szeretné a tanszék összegyűjteni az összes általuk használt segédanyagot egy adott témakörben. Jelenleg ez jelenthet 3-4 féle rendszer felé kérést az összegyűjtésre, míg egy közös tartalomtár alapon működtetett egyetemi rendszer estén ez néhány kattintással összerakható lenne.

„Rendben, de én már évek óta használom a közös táraimat, a moodle-t és a portált is végre megszoktam, most miért kell rengeteg dolgot újra megismernem, megszoknom?”

Szerencsére ez a változtatás a háttérben zajlik. A rendszerek mögötti kiszolgálás lesz sokkal modernebb, jobban menedzselhető, karbantartható és biztonságosabb.
A különböző közös tárakhoz a meghajtókat hasonló módon megosztásként csatolhatja mindenki a továbbiakban is, és a moodle és a portál használata is a megszokott módon zajlik. Ami többletet jelent, az a keresés lehetőségében rejlik egy megfelelő webes felületen, amennyiben szükség lesz rá. Ezen felül szintén kényelmi pluszként jelentkezik az SSO, ami lehetővé teszi, hogy ne kelljen külön autentikálni a moodle-hoz és a portálhoz, amennyiben egyik rendszerből át szeretnénk jelentkezni a másikba.

„Miért fontos tudnom?”

Sokszor előfordul, hogy tanszékek, egyetemi szervezetek akár egy pályázat kapcsán, akár saját erőforrásból olyan szoftvereket vesznek, fejlesztetnek, melyek használata során dokumentumok keletkeznek, illetve melyek dokumentumokat kezelnek. Ahhoz, hogy a fent említett integráció megvalósítható legyen és fenntartható maradjon, szükséges, hogy az ezek után sorra kerülő fejlesztések, beszerzések alkalmával, ezt figyelembe vegyék, és csak ehhez illesztett vagy illeszthető rendszerek kerüljenek be az egyetemre. Jelenleg is vannak ilyen futó projektek, hiszen a Pályázatkezelő rendszer és az Iratkezelő rendszer is így kerül megvalósításra.

Ezzel nem csak az informatikai háttér ellátása, menedzselése lesz egyszerűbb, hanem a saját mindennapi munkánkat is meg tudjuk könnyíteni, hiszen különböző dokumentumok összegyűjtése is sokkal egyszerűbbé válik, nem beszélve az ezekhez kötődő egyéb feladatok ellátásáról.

Amennyiben a tartalomtárral kapcsolatban bármi kérdése lenne, hibát észlel, vagy a használatához segítséget igényel, kérjük, írjon a tartalomtar(kukac)uni-corvinus(pont)hu címre, hogy kollégáink mielőbb felvehessék Önnel a kapcsolatot.


Budapesti Corvinus Egyetem
Informatikai Szolgáltató Központ

Utolsó frissítés: 2018.11.30.